Vous avez décidé d’utiliser HubSpot en tant que solution marketing et vous souhaitez la connecter à votre CRM Salesforce afin que vos données puissent être synchronisées.
Bonne nouvelle, HubSpot a développé une application d'intégration facile d’utilisation qui vous permet de sélectionner les informations que vous souhaitez connecter. Il vous suffit de vous rendre dans la marketplace de HubSpot et de rechercher “Salesforce”. Cependant, avant que vous lanciez l’activation, retrouvez certains de nos conseils.
En profiter pour nettoyer certains champs
Lors de nouvelles intégrations avec de nouvelles interfaces, c’est l’opportunité de revoir la structure de vos données pour analyser son évolution au fil du temps. Nous vous conseillons ainsi d’ajuster certains champs et supprimer des contacts qui ne correspondent pas à votre cible, qui se sont désinscrits de vos communications ou encore des adresses e-mails non valides.
Vous repartez sur de nouvelles bases et vous ne voulez qu’importer le plus pertinent pour assurer une bonne fluidité et utilisation de l’outil. Il faut aussi s’assurer que les contacts que vous allez importer dans HubSpot vous ont bien donné leurs accords pour recevoir vos communications en accord avec les règles RGPD. Ce qui peut vous éviter des complications légales.
Bien connaître votre process de vente
Au mieux vous connaissez votre process de vente et au mieux vous saurez les informations les plus importantes que vous aurez besoin de synchroniser de HubSpot vers Salesforce.
Cette étape va aussi vous aider à comprendre exactement à quel moment un lead de HubSpot est envoyé dans Salesforce pour que les commerciaux le contactent. C’est une occasion de revoir cette passation pour que seulement ceux envoyés dans Salesforce soient bien qualifiés et donc prêts à être engagés dans une discussion commerciale.
Quels sont les éléments dont vous avez besoin pour les qualifier ? Avez-vous une cible d’entreprise dans une certaine fourchette de chiffre d’affaires ? Auprès de quelles tailles d’entreprises vendez-vous ? Avez-vous du contenu qui avance directement un lead de Marketing Qualified à Sales Qualified ?
Vous saurez ainsi quels sont les champs à préparer en amont pour lancer le projet plus facilement.
S’adapter aux différences de vocabulaires entre les deux outils
Pour éviter certaines confusions et effectuer une bonne intégration, il faut savoir que les deux outils ont leurs propres jargons à comprendre pour ne pas réaliser des erreurs durant la connexion. Le tracking des leads et l’historisation sont issus du même principe de part et d’autres des outils, mais les différences majeures reposent dans la désignation des objets :
Salesforce : contact/lead - HubSpot : contact
Salesforce : compte - HubSpot : entreprise
Salesforce : opportunité - HubSpot : transaction
Salesforce : champs - Salesforce : propriété
Néanmoins, si vous utilisez des objets personnalisés, vous ne pourrez pas les synchroniser avec l’intégration.
Réaliser le mapping
Le mapping est la façon de faire correspondre les données entre les deux outils. Bien sûr, vous pourrez uniquement synchroniser des objets différents entre les deux plateformes. Par exemple, les contacts vers les contacts, les transactions vers les transactions. Mais il ne sera pas possible de connecter deux objets différents comme les entreprises vers les contacts.
Le mapping est une étape importante car c’est à ce moment-là que nous allons déterminer les données à connecter et comment les synchroniser entre HubSpot et Salesforce. Veillez ainsi bien à faire correspondre les informations que vous souhaitez faire communiquer, de cette façon, quand un champ est mis à jour d’un côté, il le sera automatiquement de l’autre.
Ce qui est pratique, c’est que l’intégration vous permet de choisir comment vous souhaitez synchroniser ces mises à jour. Par exemple, si vous souhaitez une synchronisation bi-directionnelle envoyant les informations dans les deux sens, ou si vous souhaitez que ce soit Salesforce qui mette à jour les propriétés vers HubSpot.
Une fois ceci paramétré, la plus grande partie du cadrage sera bien effectuée.
Importer les données de Salesforce vers HubSpot
Lorsque l’intégration est bien installée et paramétrée, les données ne s'importeront pas automatiquement, pour cela il reste une chose à activer.
Dans HubSpot, allez dans Contacts > Importer > Salesforce > vous pourrez ensuite choisir les objets à importer.
Une fois que vous aurez sélectionné ce que vous voulez importer dans HubSpot, l’automatisation pourra commencer.
Cette manière d’importer est pour nous la plus simple et la plus rapide parce que ça évite de préparer vos imports via des fichiers excel (la plupart du temps chronophage) et à les importer manuellement dans HubSpot.
Créer une liste sélective
Quand vous connectez l’intégration, vous avez la possibilité de créer une liste permettant d’indiquer uniquement les règles de synchronisation de HubSpot vers Salesforce. Cela rejoint le point abordé précédemment au sujet de la bonne connaissance de votre manière de vendre. En d’autres termes, vous allez pouvoir indiquer les consignes qui feront l’objet d’un transfert dans Salesforce, quels sont les critères pour un passage de MQL à SQL pour les commerciaux ? Exemple : envoyer les contacts dans le CRM Salesforce qui atteignent un certain score minimum
C’est une pratique cruciale pour se limiter qu’à ce qui est pertinent pour vous et ne pas envoyer tous les types de contact dans Salesforce, ce qui rendrait la base moins claire.
Effectuer une intégration HubSpot et Salesforce sans l'application (manuellement)
Si vous préférez effectuer votre intégration manuellement sans l'application native d'intégration, pour des raisons que ne permet pas cette dernière, telle que la gestion des objets personnalisés, nous vous conseillons de contacter un spécialiste.
Dans le cadre de cette synchronisation entre HubSpot et Salesforce, vous bénéficiez de l'application gratuite proposée dans le marketplace de HubSpot, recouvrant la plupart des besoins. Le plus important dans ce projet, repose sur le fait de bien répertorier les données utiles en fonction de votre façon de vendre et d’effectuer le mapping nécessaire à la bonne synchronisation.
